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BetriebsDoku richtet sich an Schweizer Betriebe und wird von einer US-amerikanischen LLC angeboten. Die Anwendung wird bei KreativMedia (Zürich) gehostet. Anbieter, Hosting und die nachfolgend beschriebene Verarbeitung durch externe KI-Dienste sind voneinander zu unterscheiden.
BetriebsDoku by Lilly Systems unterstützt kleine Schweizer Arbeitgeberbetriebe im vor dem Kauf bestätigten Tätigkeitsumfang bei der Organisation von Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz. Enthalten sind geführte Fragen, nachvollziehbare Vorschläge, Aufgabenverwaltung, Mitarbeiterinformationen, Dokumentexport und Betreuung während der bezahlten Laufzeit. Die App ist kein Behördenangebot, keine Zertifizierung und keine Zusicherung, dass alle Pflichten erfüllt sind. Tatsächliche Gefahren müssen vor Ort beurteilt und Massnahmen umgesetzt werden. Erforderliche Fachleistungen und medizinische Beurteilungen werden nicht durch KI ersetzt.
Eigenständige Umsetzung gilt für den bestätigten, vom Produkt abgedeckten Umfang. Bei Basisnutzung mit Fachergänzung sind die bearbeitbaren Module, nicht abgedeckten Tätigkeiten und offenen Abklärungen vor dem Kauf ausgewiesen. Eine Produktgrenze ist nicht automatisch eine gesetzliche Fachbeizugspflicht. Erforderlicher ASA-Beizug, besondere Ausbildung und technische Prüfungen bleiben davon getrennt. Externe Beratung, Vermittlung, Messungen und Fachprüfungen sind nicht enthalten; der Kunde organisiert und bezahlt sie selbst. Eine Branchenbezeichnung, KI-Auswertung oder Zahlung erteilt keine Sicherheitsfreigabe.
Der Betrieb macht zutreffende Angaben zu Tätigkeiten, Beschäftigung und Arbeitsbedingungen und meldet relevante Änderungen. Unklare Antworten dürfen als ungeklärt gekennzeichnet werden. Eine persönliche Bestätigung bezieht sich nur auf den bezeichneten Inhalt und Zeitpunkt. Plattformmitarbeitende dürfen sie nicht stellvertretend abgeben. Ein PDF hält einen Bearbeitungsstand fest, nicht die dauerhafte Sicherheit des Betriebs.
Der Endpreis für beide Nutzungswege beträgt CHF 149 für Einrichtung und erstes Betreuungsjahr, danach CHF 29 pro Jahr. Ein gültiger Gutschein verändert ausschliesslich die beim Kauf ausgewiesenen Preise und Zeiträume. Pro Kauf gilt ein Gutschein; Kombinationen sind ausgeschlossen. Dauerhafte Jahresrabatte werden für die vereinbarte Verlängerung gespeichert und nicht durch spätere Änderungen des Gutscheins überschrieben.
Die Betreuung beginnt mit bestätigter Zahlung und läuft ein Jahr. Ohne Kündigung verlängert sie sich jährlich zum vereinbarten Preis. Eine Vorankündigung nennt den nächsten Preis und Termin. Die Betriebsverantwortung kann die nächste Verlängerung im Kundenbereich bis vor dem Verlängerungstermin kündigen. Die bereits bezahlte Laufzeit bleibt erhalten. Bei Zahlungsausfall entsteht keine neue bezahlte Laufzeit; der bestehende Anspruch wird dadurch nicht vorzeitig verkürzt.
Wird der einem bezahlten Betrieb zugesagte Umfang nachträglich als nicht abdeckbar erkannt, wird der Fall intern geprüft. Wird die fehlende Abdeckbarkeit bestätigt, ist eine vollständige Erstattung des betroffenen Kaufs vorgesehen. Eine vor dem Kauf erklärte und bewusst gewählte Basisnutzung mit Fachergänzung ist für sich allein kein solcher Fall. Die Prüfung und Erstattung werden protokolliert. Die App darf einen nicht abdeckbaren Fall nicht als sicher oder erledigt kennzeichnen, um die Erstattung zu vermeiden.
Verarbeitet werden Kontaktdaten, Rollen, Betriebsangaben, Aufgaben, Belege, Bestätigungen und notwendige Zahlungsreferenzen. Kartendaten werden direkt beim Zahlungsdienst Stripe eingegeben. Betriebsdaten sind nach Berechtigung getrennt. Supportzugriffe sind lesend; Schreibzugriffe der Administration und persönliche Kundenhandlungen werden dem tatsächlichen Akteur zugeordnet.
BetriebsDoku setzt KI zur Unterstützung bei Aufgaben, Formulierungsvorschlägen und Gegenprüfungen ein. Vor jeder Textauswertung reduzieren wir die Angaben auf den jeweiligen Zweck und entfernen oder ersetzen erkennbare Kontakt- und bekannte Identitätsmerkmale auf unserem Server. DeepSeek erhält strukturierte Standardangaben oder – bei einer ausdrücklich angeforderten Formulierungshilfe – nur den Inhalt des betreffenden Felds, dessen Zweck und den nötigen Minimalkontext. Grok (xAI) verarbeitet umfangreichere Prüfungen sowie ausdrücklich ausgewählte Bildseiten. Kontaktfelder und Zahlungsdaten gehören nicht zur KI-Anfrage. Fotos und Dokumentseiten werden nur nach gesonderter Auswahl, Vorschau und Zustimmung übermittelt; Sie müssen zu ihrer Verwendung berechtigt sein. Die Verarbeitung kann insbesondere bei DeepSeek in China und bei xAI in den USA erfolgen. Für die normale xAI-API gilt nach Anbieterangaben eine Aufbewahrung von 30 Tagen zur Missbrauchskontrolle; Zero Data Retention wird nicht zugesichert oder vorausgesetzt. Für DeepSeek wird keine feste kurze Löschfrist zugesichert. Neutrale Angaben und Schwärzungen reduzieren Personenbezüge, gewährleisten aber keine vollständige Anonymität. Anbieter, Aufbewahrung und Schutzmassnahmen sind auf der verlinkten Detailseite erläutert. KI ersetzt keine Fachbeurteilung, bestätigt keine betrieblichen Tatsachen und garantiert kein Kontrollergebnis.
Belege sollen möglichst keine Personen, privaten Räume ausserhalb des erforderlichen Ausschnitts, Bildschirmgeheimnisse oder Gesundheitsangaben enthalten. Fotos zeigen nur Sichtbares und sind keine Sicherheitsfreigabe. Persönliche Mitarbeiterlinks sind vertraulich weiterzugeben. Der Erhalt von Informationen ist einer Person zugeordnet; bei Rückmeldungen kann die Namensanzeige ausgeschaltet werden. In Kleinstbetrieben können Inhalt oder Kontext trotzdem Rückschlüsse ermöglichen; echte Anonymität wird nicht zugesichert.
Nach Ende der bezahlten Betreuung bleiben zwölf Monate Lese- und Exportzugriff. Änderungen, neue Betreuung und Mitarbeiterantworten sind dann nicht mehr freigeschaltet. Die Löschung der Dossierdaten wird vorab angekündigt. Notwendige Abrechnungsunterlagen werden getrennt aufbewahrt; konkrete gesetzliche Fristen und die Behandlung von Sicherungskopien sind Bestandteil der abschliessenden Datenschutzprüfung. Vor dem Ablauf sollten benötigte Unterlagen exportiert werden.
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