KI mit möglichst wenigen Daten

Betreiber und Hosting

BetriebsDoku wird von einer US-amerikanischen LLC angeboten und bei KreativMedia (Zürich) gehostet. Das Hosting der Anwendung und die Verarbeitung ausgewählter Inhalte durch KI-Anbieter sind getrennte Vorgänge. Die unten beschriebenen KI-Anfragen können deshalb auch im Ausland verarbeitet werden.

Was vor der Übermittlung passiert

Dokumentseiten auswählen und vor der KI-Prüfung bereinigen · 1:24

1. Erforderliche Angaben auswählen

BetriebsDoku übernimmt nur die für den jeweiligen Zweck vorgesehenen Profilantworten, fachlich benötigten Inventar- oder Rückfrageangaben und ausdrücklich zur Prüfung ausgewählten Arbeitsblätter. Kontaktfelder, Zahlungsdaten und Mitarbeitendenrückmeldungen werden nicht automatisch mitgesendet. Fotos und Dokumentseiten gehören nur nach gesonderter Auswahl und Freigabe zu einer dafür angebotenen KI-Prüfung.

2. Identifikationsmerkmale entfernen

Die Bereinigung erfolgt auf dem BetriebsDoku-Server, nicht zuerst beim KI-Anbieter. Erkennbare E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Webadressen und Schweizer IBAN werden aus benötigten Freitexten entfernt oder ersetzt. Bei Prüfungen eines zugeordneten Betriebs werden zusätzlich die dort bereits bekannten Identitätsangaben berücksichtigt. Im Gast-Pre-Check ist dieser Betriebs- und Kontokontext nicht bekannt. Eine allgemeine automatische Erkennung unbekannter Namen oder Anonymisierung von Bildern findet nicht statt. Fachlich wichtige Angaben wie Stoffbezeichnungen, Gefahrenhinweise und Mengen werden für die Prüfung benötigt.

3. Den passenden Verarbeitungsweg wählen

Strukturierte Standardantworten können mit DeepSeek ausgewertet werden. Die ausdrücklich angeforderte Formulierungshilfe sendet ebenfalls nur den Inhalt des aktuellen Felds, seinen Zweck und den nötigen Minimalkontext an DeepSeek. Umfangreichere Prüfungen, ausgewählte Arbeitsblätter und Bildseiten werden mit Grok (xAI) geprüft. Eine feste Regel bestimmt den Verarbeitungsweg; die Angaben zu Speicherung und Verarbeitung finden Sie weiter unten.

Ausgewählte Dateien prüfen – auch ohne Konto

Neue PDFs für die KI-Auswahl werden im Browser in Seitenbilder umgewandelt; das Original wird dabei nicht hochgeladen. Bereits im Dossier gespeicherte PDF-Belege werden für diese Auswahl im Browser aufbereitet; ihre ursprüngliche Ablage bleibt unverändert. Ein Upload bleibt zunächst privat bei BetriebsDoku und löst keine KI-Übermittlung aus. Wählen Sie benötigte Seiten oder Fotos aus, schneiden Sie diese zu und schwärzen Sie unnötige Angaben. Prüfen Sie die gespeicherte Vorschau und bestätigen Sie die Übermittlung ausdrücklich. Erst dann erhält Grok (xAI) die ausgewählten Bildableitungen, nicht das Original-PDF oder andere, nicht ausgewählte Seiten.

Verwenden Sie nur Fotos und Dokumente, die Sie für diesen Zweck verwenden und weitergeben dürfen. Gesichter und Texte in Bildern werden nicht automatisch erkannt und geschwärzt. Diese Bereiche prüfen und bearbeiten Sie selbst; die Textbereinigung ersetzt diese Bildkontrolle nicht.

Ohne Anmeldung werden Antworten und Bildseiten gemeinsam 14 Tage ab Erstellung des Entwurfs aufbewahrt; der Löschlauf kann sich bei einer technischen Störung verzögern. Mit «Bilder jetzt löschen» entfernen Sie sämtliche Bildableitungen sofort aus der aktiven Anwendung. Eine berechtigte Anmeldung übernimmt den Entwurf und die noch vorhandenen Bildseiten in das Konto. Ab dann gelten die Aufbewahrungsregeln der Betriebsdokumentation. Die Aufbewahrung beim KI-Anbieter und in Hosting-Sicherungen ist davon getrennt.

Ohne Anmeldung bleiben Antworten und aufbereitete Bildseiten 14 Tage ab Erstellung des Entwurfs verfügbar. Nach einer Anmeldung werden der Entwurf und die noch vorhandenen Bildseiten dem Konto zugeordnet und wie die Betriebsdokumentation gesichert. Davon getrennt erstellt KreativMedia tägliche Hosting-Sicherungen, die laut Anbieter bis zu 30 Tage aufbewahrt werden. Darin können auch bereits aus der aktiven Anwendung gelöschte Daten vorübergehend enthalten sein. KreativMedia: Backups (DE)

Was ein KI-Ergebnis aussagt – und was nicht

Ein Ergebnis nennt den tatsächlich geprüften Umfang sowie ausgelassene oder unlesbare Inhalte. KI-Hinweise zu fehlenden Angaben oder Widersprüchen sind keine Bestätigung der Sicherheit und kein Fachgutachten. Fotos zeigen nur Sichtbares. Die KI bestätigt weder verdeckte Verhältnisse noch Messwerte, Echtheit von Berichten oder berufliche Qualifikationen. Zwei automatische Prüfläufe sind keine zwei unabhängigen Fachgutachten. Tatsachen und Umsetzungen bestätigen ausschliesslich die berechtigten Personen.

Ein konkretes Beispiel: vorher und nachher

Das folgende Beispiel ist vollständig erfunden. Es zeigt die Auswahl der Angaben in verständlicher Form, nicht das technische Format einer vollständigen KI-Anfrage.

Die KI kann daraus beispielsweise eine Prüfung der Bildschirmarbeitsplätze vorschlagen. Dafür benötigt sie weder den Firmennamen noch die Kontaktperson. Diese Angaben stehen weiterhin für Ihre Dokumentation und lokale PDF-Erstellung in BetriebsDoku zur Verfügung.

Wann DeepSeek und wann Grok?

Ist die KI-Prüfung vorübergehend nicht verfügbar, können Sie Ihre Dokumentation manuell weiterbearbeiten. Der Prüfstatus zeigt, ob eine Auswertung stattgefunden hat. Für Inhalte, die Grok benötigen, erfolgt kein automatischer Wechsel zu DeepSeek.

Datensparsamkeit ist keine Anonymitätsgarantie

Viele gewöhnliche Betriebsabläufe lassen sich ohne Personenbezug beschreiben. Bei freien Beschreibungen, seltenen Ereignissen oder kleinen Teams können aber auch nach der Entfernung von Namen Rückschlüsse möglich bleiben. BetriebsDoku bezeichnet deshalb nicht jede bereinigte Angabe pauschal als anonym. Die fachlich notwendigen Informationen werden nicht durch erfundene oder beschönigte Angaben ersetzt.

Anbieter, Verarbeitung und Aufbewahrung

Die Anbieter können die übermittelten Angaben ausserhalb der Schweiz verarbeiten: DeepSeek insbesondere in China, Grok (xAI) unter anderem in den USA. Die lokale Vorbereitung bei BetriebsDoku bedeutet deshalb nicht, dass die anschliessende KI-Verarbeitung in der Schweiz bleibt.

Grok (xAI)

Laut xAI werden API-Anfragen und Antworten standardmässig 30 Tage verschlüsselt zur Missbrauchsprüfung gespeichert und danach automatisch gelöscht. Ohne ausdrückliche Erlaubnis nutzt xAI diese Inhalte nicht zum Modelltraining. xAI API Security (EN)

Zero Data Retention ist eine optionale xAI-Einstellung mit Funktionseinschränkungen. BetriebsDoku setzt sie nicht voraus und verspricht keine Nullspeicherung beim Anbieter.

DeepSeek

Für DeepSeek wird weder eine feste kurze Löschfrist noch ein allgemeiner Ausschluss von Modelltraining zugesichert. Die verlinkten Anbieterbedingungen beschreiben die Verarbeitung. BetriebsDoku begrenzt diesen Weg deshalb auf strukturierte Standardantworten und einzeln angeforderte, minimierte Formulierungsvorschläge.

Anbieterangaben geprüft am 15.09.2026.

Angaben der Anbieter zur Datenverarbeitung (Englisch): DeepSeek · xAI

Technische Angaben der Anbieter (Englisch): DeepSeek API

So helfen Sie mit

Beschreiben Sie Tätigkeiten und Arbeitsmittel konkret, ohne Personen zu identifizieren: «zuständige Person» statt Namen. Übermitteln Sie für die KI-Prüfung keine Diagnosen, persönlichen Kontaktangaben oder erkennbaren Personenaufnahmen; schwärzen Sie solche Inhalte vor der Auswahl. Die Zustimmung gilt der beschriebenen sachbezogenen Prüfung, nicht einer beliebigen Weitergabe von Personendaten. Unsere eigenen Datenschutzpflichten bleiben bestehen. Prüfen Sie KI-Vorschläge anhand der tatsächlichen Verhältnisse im Betrieb.

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