L’IA avec le moins de données possible

Exploitant et hébergement

BetriebsDoku est proposé par une LLC américaine et hébergé chez KreativMedia (Zurich). L’hébergement de l’application et le traitement de contenus sélectionnés par les fournisseurs d’IA sont deux opérations distinctes. Les requêtes IA décrites ci-dessous peuvent donc aussi être traitées à l’étranger.

Ce qui se passe avant l’envoi

Sélectionner et nettoyer les pages avant la vérification IA · 1:22

1. Sélectionner les données nécessaires

BetriebsDoku retient uniquement les réponses prévues pour le but concerné, les informations nécessaires d’inventaire ou de clarification et les fiches expressément sélectionnées pour analyse. Contacts, paiements et retours du personnel ne sont pas envoyés automatiquement. Photos et pages de documents ne font partie d’une analyse proposée à cet effet qu’après sélection et autorisation distinctes.

2. Retirer les éléments d’identification

Le nettoyage a lieu sur le serveur BetriebsDoku, avant l’envoi au fournisseur d’IA. Les adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses web et IBAN suisses reconnaissables sont retirés ou remplacés dans les textes nécessaires. Pour les analyses rattachées à une entreprise, les identités déjà connues dans ce contexte sont également prises en compte. Le précontrôle sans compte ne dispose pas de ce contexte d’entreprise ou de compte. Il n’y a pas de reconnaissance automatique générale des noms inconnus ni d’anonymisation des images. Les substances, mentions de danger et quantités restent nécessaires à l’analyse.

3. Choisir le traitement approprié

Les réponses standard structurées peuvent être analysées avec DeepSeek. L’aide à la rédaction expressément demandée lui envoie également uniquement le contenu du champ actuel, sa finalité et le contexte minimal nécessaire. Les analyses plus étendues, les fiches sélectionnées et les pages d’image sont examinées avec Grok (xAI). Une règle fixe détermine le traitement ; les conditions de conservation figurent ci-dessous.

Examiner des fichiers sélectionnés, même sans compte

Les nouveaux PDF destinés à la sélection pour l’IA sont convertis en images dans le navigateur, sans téléverser l’original. Les PDF déjà enregistrés dans le dossier sont préparés dans le navigateur pour cette sélection ; leur archivage initial reste inchangé. Un téléversement reste d’abord privé chez BetriebsDoku et ne déclenche aucun envoi à l’IA. Choisissez les pages ou photos utiles, recadrez-les et masquez les données inutiles. Vérifiez l’aperçu enregistré et autorisez expressément la transmission. Grok (xAI) reçoit alors les images dérivées sélectionnées, pas le PDF original ni les pages non sélectionnées.

Utilisez uniquement les photos et documents que vous êtes autorisé à utiliser et transmettre à cette fin. Les visages et textes dans les images ne sont pas automatiquement détectés et masqués. Vous vérifiez et modifiez vous-même ces zones ; le nettoyage des textes ne remplace pas ce contrôle visuel.

Sans connexion, les réponses et pages d’image sont conservées ensemble pendant 14 jours après la création du brouillon ; la suppression peut être retardée par un incident technique. « Supprimer les images maintenant » retire immédiatement toutes les images dérivées de l’application active. Une connexion autorisée reprend le brouillon et les pages encore disponibles dans le compte. Les règles de la documentation d’entreprise s’appliquent alors. La conservation chez le fournisseur IA et dans les sauvegardes d’hébergement est distincte.

Sans connexion, les réponses et pages d’image préparées restent disponibles 14 jours après la création du brouillon. Après connexion, le brouillon et les pages encore disponibles sont attribués au compte et sauvegardés comme la documentation d’entreprise. Séparément, KreativMedia réalise des sauvegardes quotidiennes de l’hébergement, conservées selon le fournisseur jusqu’à 30 jours. Elles peuvent donc contenir temporairement des données déjà supprimées de l’application active. KreativMedia: Backups (DE)

Ce que signifie un résultat IA, et ses limites

Le résultat indique le périmètre réellement examiné ainsi que les contenus omis ou illisibles. Les indications sur des lacunes ou contradictions ne valident pas la sécurité et ne constituent pas une expertise. Les photos ne montrent que le visible. L’IA ne confirme ni conditions cachées, ni mesures, ni authenticité de rapports, ni qualifications. Deux analyses automatiques ne sont pas deux expertises indépendantes. Seules les personnes autorisées confirment faits et réalisations.

Un exemple concret : avant et après

L’exemple suivant est entièrement fictif. Il montre la sélection des données sous une forme lisible, et non le format technique d’une requête IA complète.

L’IA peut par exemple proposer une vérification des postes à écran. Elle n’a besoin ni du nom de l’entreprise ni de la personne de contact. Ces informations restent disponibles dans BetriebsDoku pour votre documentation et la création locale des PDF.

Quand DeepSeek et quand Grok ?

Si l’analyse IA est temporairement indisponible, vous pouvez continuer votre documentation manuellement. L’état indique si une analyse a été effectuée. Les contenus nécessitant Grok ne sont pas automatiquement transmis à DeepSeek.

La minimisation ne garantit pas l’anonymat

De nombreux processus courants peuvent être décrits sans référence à une personne. Mais les descriptions libres, événements rares ou petites équipes peuvent encore permettre une identification après le retrait des noms. BetriebsDoku ne qualifie donc pas systématiquement chaque donnée nettoyée d’anonyme. Les informations nécessaires à la sécurité ne sont pas remplacées par des données inventées ou édulcorées.

Fournisseurs, traitement et conservation

Les fournisseurs peuvent traiter les données transmises hors de Suisse : DeepSeek notamment en Chine, Grok (xAI) entre autres aux États-Unis. La préparation locale chez BetriebsDoku ne signifie donc pas que le traitement IA reste en Suisse.

Grok (xAI)

Selon xAI, les requêtes et réponses API sont conservées chiffrées pendant 30 jours pour contrôler les abus, puis supprimées automatiquement. Sans autorisation explicite, xAI ne les utilise pas pour entraîner ses modèles. xAI API Security (EN)

Zero Data Retention est un réglage xAI facultatif qui limite certaines fonctions. BetriebsDoku ne l’exige pas et ne promet pas une absence de conservation chez le fournisseur.

DeepSeek

Pour DeepSeek, ni un bref délai fixe de suppression ni une exclusion générale de l’entraînement ne sont garantis. Les conditions du fournisseur en lien décrivent le traitement. BetriebsDoku limite donc cette voie aux réponses standard structurées et aux propositions de formulation minimisées demandées individuellement.

Informations des fournisseurs vérifiées le 15.09.2026.

Informations des fournisseurs sur le traitement des données (anglais): DeepSeek · xAI

Informations techniques des fournisseurs (anglais): DeepSeek API

Comment contribuer

Décrivez concrètement les activités et équipements sans identifier de personnes : « personne responsable » plutôt que des noms. Ne transmettez pas de diagnostics, de coordonnées personnelles ou de photos de personnes reconnaissables pour l’analyse IA ; masquez ces éléments avant la sélection. Le consentement porte sur l’analyse professionnelle décrite, pas sur une transmission quelconque de données personnelles. Nos propres obligations de protection des données restent applicables. Vérifiez les propositions de l’IA selon les conditions réelles de votre entreprise.

Voir un exemple →

Cette page explique le fonctionnement technique. Elle ne remplace ni la déclaration de protection des données ni les dispositions contractuelles. Prestation et données